Business Ethik & Supply Chain

Business-Ethik &
Supply Chain

Das Einhalten von gesetzlichen Regelungen und der faire Umgang mit allen Stakeholdern über die gesamte Supply Chain hinweg sind fester Bestandteil der Unternehmenspolitik.

COMPLIANCE UND NACHHALTIGE LIEFERKETTE

Rosenbauer liefert seine Produkte zu einem großen Teil an öffentliche Institutionen und Behörden. Daraus resultiert eine erhöhte Verantwortung, die insbesondere durch ein Bestreben zur Vermeidung von Korruption und Bestechung gekennzeichnet ist. Den rechtlichen Rahmen bilden dabei die geltenden Gesetze und Richtlinien sowie selbst auferlegte Standards. Diese gelten im gleichen Maße für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie auch für externe Vertriebspartner, die in Kontakt mit Beamtinnen und Beamten und Behördenvertreterinnen und -vertretern stehen.

Darüber hinaus ist Rosenbauer überzeugt, dass wirtschaftlicher Erfolg nur dann nachhaltig sein kann, wenn er unter Beachtung aller für das Unternehmen gültigen Gesetze, Wettbewerbsregeln und Vorschriften zustande kommt. Dabei fühlt sich Rosenbauer nicht nur an rechtliche Bestimmungen gebunden. Interne Regelungen, freiwillig eingegangene Verpflichtungen und ethische Standards sind gleichermaßen von Bedeutung.

Rosenbauer Verhaltenskodex

Der Verhaltenskodex regelt die internen ethischen Grundsätze des Geschäftsverkehrs. Seine Eckpfeiler sind Gesetzestreue, fairer Wettbewerb und die Ablehnung von Korruption und Bestechung. Alle Regeln des grenzüberschreitenden Handels sowie des Kapitalmarktes sind einzuhalten und Interessenkonflikte zu vermeiden. Darüber hinaus müssen das geistige und materielle Eigentum von Rosenbauer ebenso wie die persönlichen Daten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie von Kunden zu jeder Zeit geschützt und Mensch und Umwelt vor Gefahren bewahrt werden. Der Verhaltenskodex gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzernweit sowie sämtliche Vertriebspartner weltweit.

VERANTWORTUNG – VERTRAUEN – RESPEKT

1 Wir befolgen Gesetze und handeln nach ethischen Grundprinzipien.

2 Wir treten für einen fairen und freien Wettbewerb ein.

3 Wir lassen keinen Raum für Korruption und Bestechung.

4 Wir vermeiden Interessenskonflikte.

5 Wir gehen respektvoll miteinander um.

6 Wir schützen das geistige Eigentum des mUnternehmens.

7 Wir sehen Nachhaltigkeit als steten Begleiter.

8 Wir halten die Kapitalmarktvorschriften ein.

COMPLIANCE

Um gesetzeskonformes und ethisch einwandfreies Handeln sicherzustellen, hat Rosenbauer eine Compliance-Organisation im Unternehmen etabliert, die das Management in der Wahrnehmung dieser Verantwortung unterstützt und steten Verbesserungen unterliegt. Die Compliance-Organisation beinhaltet unter anderem ein Meldesystem für Compliance-Verdachtsfälle. Zentraler Bestandteil ist der unternehmenseigene Verhaltenskodex, der verbindlich für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Konzerns ist, aber auch für die Lieferanten sowie Vertriebspartner gilt. Seit 2021 gibt es zudem einen eigenen Code of Conduct für Lieferanten, den Supplier Code of Conduct.

Um das Bewusstsein von Mitarbeitenden und Vertriebspartnern für die Relevanz von Compliance im laufenden Geschäftsbetrieb zu festigen und zu gewährleisten, hat Rosenbauer die folgenden Maßnahmen definiert, die seit der Einführung des Compliance-Managements ständig erweitert und verbessert werden:

Durchführung von verpflichtenden Schulungen für alle Compliance- relevanten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
Due-Diligence-Prüfung für Vertriebspartner vor Abschluss jeder Zusammenarbeitsvereinbarung sowie erweiterte und kontinuierliche Überprüfung bestehender Partner zur Sicherstellung von Aktualität und Stichhaltigkeit der Prüfungsergebnisse.

Der Erfolg der Maßnahmen wird anhand der Zahl der geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der überprüften potenziellen Partner sowie anhand der überprüften bestehenden Partner gemessen.

Compliance-Organisation

Die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen zur Korruptionsbekämpfung und die Einhaltung des Kartell- und Wettbewerbsrechts ist für Rosenbauer selbstverständlich – gesetzeswidriges Verhalten sowie Handlungen, die auf den Ruf des Unternehmens negativen Einfluss haben können, werden nicht geduldet. Der Group Compliance Officer berichtet direkt an den Vorstand und informiert mindestens einmal im Jahr den Aufsichtsrat über die Compliance-Aktivitäten sowie relevante Vorkommnisse.

Um etwaiges Fehlverhalten aufzeigen und verfolgen zu können, gibt es seit 2014 ein eigenes Hinweisgebersystem, das sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch Unternehmensfremde – wenn gewünscht anonym – nutzen können. Im Dezember 2021 wurde das bisherige Hinweisgebersystem um ein neues webbasiertes Tool erweitert, die sogenannte „Integrity Line“, die eine zusätzliche Meldemöglichkeit für Hinweisgebende im Einklang mit den Vorgaben der Europäischen Union bietet. Verstöße gegen den Rosenbauer Verhaltenskodex oder Gesetzesverstöße können somit vertraulich und völlig anonym gemeldet werden. Je nach Schwere der nachgewiesenen Verstöße werden disziplinarische Konsequenzen gesetzt; diese reichen von einer Ermahnung bis hin zur fristlosen Entlassung. 2021 hat es keine wesentlichen Compliance-Meldungen an Group Compliance gegeben. Aufgrund von Compliance-relevanten Informationen erfolgte 2021 unter anderem der Ausschluss von zwei Vertriebspartnern. Dabei handelte es sich um einen bestehenden und einen potenziellen Partner.

Mitarbeiterschulungen zu Compliance-Themen

Allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Vertriebspartnern wird zu Beginn der Zusammenarbeit der Rosenbauer Verhaltenskodex ausgehändigt. Dieser ist von ihnen zu unterzeichnen. Mitarbeitende, die in Compliance-relevanten Funktionen tätig sind, werden zusätzlich bedarfsorientiert geschult. Um Informationen jederzeit auch unabhängig von Schulungen nachschlagen zu können und sie stets allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich zu machen, stehen diese im konzernweit zugänglichen Intranet zum Abruf bereit. Im Frühjahr 2020 wurde ein E-Learning zu den Themen Anti-Korruption und Kartellrecht etabliert, das konzernweit zugänglich ist und auch Vertriebspartnern zur Verfügung gestellt werden kann. Der erfolgreiche Abschluss der Trainings setzt einen positiv absolvierten Test voraus und wird durch ein Zertifikat bestätigt. Seit dem Beginn des E-Learnings haben über 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (insbesondere Führungskräfte) beide Trainings erfolgreich absolviert.

Anzahl von Rosenbauer Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die 2021 an Compliance-Schulungen teilgenommenhaben (exklusive E-Learning)

Bekämpfung von Korruption und Bestechung

Ständige Anstrengungen, ein korrektes und gesetzeskonformes Handeln aller Beteiligter sicherzustellen, sind Hauptaufgabe und Wesensmerkmal der Compliance-Organisation von Rosenbauer. Mit dem Ziel vor Augen, es von vornherein gar nicht erst zu Korruption kommen zu lassen, liegt der Fokus darauf, Risiken frühzeitig zu identifizieren und mit geeigneten Maßnahmen gegenzusteuern.

Rosenbauer ist seit 2021 nach ISO-37001 „Managementsysteme zur Korruptionsbekämpfung“ zertifiziert. Mit dieser erstmaligen Zertifizierung unterstreicht Rosenbauer seine Innovationsführerschaft in diesem Bereich. Die Zertifizierung bringt erhebliche Vorteile in der Rechtssicherheit und kann zudem in Ausschreibungsverfahren einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefern.Für Mai 2022 ist das erste Überwachungsaudit geplant, von dem auch das im Dezember 2021 kundgemachte Hinweisgebersystem erfasst sein wird.

Konkret werden zur Erkennung möglicher Korruptionsrisiken sämtliche Vertriebspartner einer risikoorientierten Integritätsprüfung unterzogen. Diese erfolgt webbasiert und mithilfe der Expertise eines auf Integritätsprüfung spezialisierten Online- Tools. Bei potenziellen neuen Partnern erfolgt die Prüfung obligatorisch vor dem Beginn der Zusammenarbeit. Bestehende werden in regelmäßigen Abständen einer neuerlichen Prüfung unterzogen. Darüber hinaus führt die Compliance-Organisation eine fallspezifische Plausibilitätsprüfung einzelner Vertriebsprojekte durch. Gemeinsam mit der internen Revision werden bei Vertriebspartnern mit erhöhtem Risiko sogenannte Vor-Ort-Prüfungen bzw. Audits durchgeführt. Im Rahmen unserer Business- Partner-Integritätsprüfungen wurden 2021 insgesamt 124 Business-Partner überprüft, wobei insgesamt zwei abgelehnt wurden. Bestätigte Korruptionsfälle sind 2021 nicht bekannt geworden.

Achtung der Menschenrechte

Als internationales Unternehmen, das in Ländern mit unterschiedlichen Menschenrechtslagen tätig ist, stellt für Rosenbauer die Achtung der Menschenrechte ein besonderes Anliegen dar. Der korrekte und wertschätzende Umgang mit Mitarbeitenden und allen Partnern ist zentraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Rosenbauer bekennt sich dazu, niemanden aufgrund von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung oder sonstigen Merkmalen zu benachteiligen. Die Prinzipien der Charta der Vereinten Nationen sowie der Europäischen Konvention zum Schutz der Menschenrechte und Grundfreiheiten werden als fundamentale Werte betrachtet und respektiert.

Unabhängig vom Standort in verschiedenen Ländern achtet Rosenbauer besonders auf eine korrekte Behandlung seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. So wird zum Beispiel in der Produktionsstätte in der King Abdullah Economic City (KAEC, Saudi-Arabien) darauf geachtet, dass tatsächlich jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ihren bzw. seinen Jahresurlaub nehmen kann. Dies ist insbesondere für Arbeitsmigrantinnen und -migranten von Bedeutung, die sonst nur alle zwei Jahre in ihr Heimatland reisen können. Ein respektvoller Umgang zwischen Hierarchien, Religionen und Nationalitäten ist ebenso selbstverständlich an diesem und allen anderen Standorten.

STEUERTRANSPARENZ

Als global tätiger Konzern hält sich Rosenbauer strikt an die Gesetze und Vorschriften jener Länder, in denen die Unternehmensgruppe tätig ist, auch eine kooperative und transparente Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden ist dabei selbstverständlich. Die steuerrechtlichen Themengebiete sind auch in das globale interne Kontrollsystem und in das globale Risikomanagementsystem eingebunden. Zur Meldung von unethischem und gesetzeswidrigem Verhalten steht ein Hinweisgebersystem in der Form der Integrity Line zur Verfügung. Eine direkte politische Einflussnahme zu Steuerfragen wird nicht vorgenommen.

Nachhaltige Steuerstrategie - Tax follows Business

Im Vordergrund der Steuerstrategie von Rosenbauer steht die Unterstützung des Kerngeschäfts. Daraus folgt, dass in erster Linie Transaktionen und Prozesse optimal auf die Anforderungen unserer Kunden sowie Produkte abgestellt werden. Maßnahmen zur Optimierung des Steueraufwands werden somit nur dann gesetzt, wenn diese nicht die Geschäftsprozesse und die interne Unternehmenssteuerung negativ beeinflussen.

Dementsprechend wird die Wertschöpfung auch in jenem Land ausgewiesen, aus dem die tatsächliche Wertschöpfung eines Geschäfts resultiert. Durch die konzernweite Einhaltung der Verrechnungspreisrichtlinie wird dieses Ziel erreicht und werden die Anforderungen der OECD-Verrechnungspreisrichtlinie erfüllt.

Rosenbauer lehnt die Anwendung einer sogenannten aggressiven Steuerplanung ausdrücklich ab. Das heißt atypische Konstruktionen zur Vermeidung von Steuerzahlungen (Off-Shore-Gesellschaften, Treaty-Shopping, etc.) werden nicht angewendet.

Tax Compliance

Die Koordinierung der Steueragenden erfolgt durch die globale Steuerabteilung, die lokale Steuercompliance obliegt den jeweiligen Commercial Directors der Areas, bzw. den kaufmännischen Leiterinnen und Leitern der Tochtergesellschaften.

Interne Steuerschulungen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere für Vertriebsmitarbeitende, werden mehrmals jährlich abgehalten. Bei aktuellen Änderungen in der Steuergesetzgebung werden diese von der Konzernsteuerabteilung proaktiv für die relevanten Abteilungen aufbereitet und kommuniziert.

Im Rahmen der Einführung von SAP S4/HANA wird die Einhaltung der Steuercompliance durch die automatische Generierung von Steuerkennzeichen auf eine neue Stufe gestellt und ein weiterer Schritt in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse gesetzt.

Steuerzahlungen

Für die Aufstellung zur länderbezogenen Berichterstattung zu den ertragsabhängigen Unternehmenssteuern siehe Nachhaltigkeitsbericht S. 53f.

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NACHHALTIGKEIT IN DER LIEFERKETTE

Als global tätiges Unternehmen nutzt Rosenbauer die Chancen der globalen Beschaffung und nimmt dabei die ihm zukommende gesellschaftliche Verantwortung wahr. Dazu gehört, dass jederzeit und überall die geltenden Gesetze eingehalten und ethische Grundwerte respektiert werden sowie insgesamt nachhaltig gehandelt wird. Entsprechend dieser Strategie erwartet Rosenbauer, dass auch Lieferanten und Partner sowie deren Mitarbeitende verantwortungsvoll handeln. Zum Erfolg von Rosenbauer trägt auch die enge Zusammenarbeit mit allen Lieferanten und Partnern wesentlich bei. Diese werden nach strengen Kriterien ausgesucht und regelmäßig evaluiert. Zu den Schlüssellieferanten rund um die großen Produktionsstätten bestehen in der Regel langjährige Geschäftsbeziehungen. Mit Produktionen auf drei Kontinenten generiert Rosenbauer regionale Wertschöpfung rund um den Globus. Ziel der Zusammenarbeit mit den lokalen Lieferanten und Partnern ist es, Arbeitsplätze in den jeweiligen Regionen zu sichern und durch Löhne, Investitionen, Einkäufe und Steuern die wirtschaftliche Entwicklung vor Ort zu fördern. Kernprodukte der Ausrüstung – wie Schutzbekleidung und Stiefel – lässt Rosenbauer bewusst in Europa fertigen, um Qualität und Arbeitsbedingungen in den Produktionsstätten besser überprüfen zu können. Die Helmfertigung findet zur Gänze in Österreich statt.

Maßnahmen zur Förderung einer nachhaltigen Lieferkette umfassen bei Rosenbauer

die Überprüfung der Produktionsstätten der Kernprodukte in der Ausrüstung,
regelmäßige Evaluierung und Lieferantenbesuche und
enge Zusammenarbeit und Austausch mit Lieferanten sowie zwischen den konzernübergreifenden Einkaufsabteilungen.

Umweltmanagement bei Lieferanten

Rosenbauer bezieht seine Lieferanten ebenfalls in sein Umweltmanagement mit ein. Das Augenmerk liegt auf der Einsparung von Verpackungsmaterial und der Reduktion von Abfällen, zum Beispiel durch den Einsatz von wiederverwendbaren Transportgestellen anstatt Einwegkartonagen.

Viele Umweltauswirkungen der Geschäftstätigkeit von Rosenbauer entstehen in den vorgelagerten Prozessen der Lieferkette, etwa beim Abbau der Rohstoffe und bei deren Verarbeitung in der Metall- und Kunststoffindustrie. Rosenbauer hat daher bei all seinen Schlüssellieferanten überprüft, wie diese den Umweltschutz sicherstellen und in ihren Organisationen verankert haben. Mit diesem Einblick in die Fertigungsstätten der Lieferanten informiert sich Rosenbauer einerseits über Umweltauswirkungen in seiner Lieferkette und stößt andererseits genau dort einen Bewusstseinsbildungsprozess an.

Lieferantenüberprüfung

Rosenbauer führt mit seinen Lieferanten teilweise seit Jahrzehnten intensive Geschäftsbeziehungen. Wesentliche Lieferanten, also jene, die im Jahr 2021 ein Einkaufsvolumen über 100.000 € hatten, werden regelmäßig anhand von Umwelt- und sozialen Kriterien überprüft, um sicherzustellen, dass gewisse Mindeststandards eingehalten werden.

Rosenbauer setzt sich das Ziel, das Thema Nachhaltigkeit in die Auswahl neuer sowie in die Steuerung bestehender Lieferanten noch stärker einfließen zu lassen. So ist geplant, nachhaltigkeitsspezifische Abfragen beim Anlegen neuer Lieferantinnen und Lieferanten automatisch in das IT-System mitaufzunehmen.

Lieferanten des Rosenbauer Konzerns mit Zertifikaten (in %)	2021	2020	2019
Lieferanten mit Code of Conduct	72,8	72	71,7
Lieferanten ISO 9001	59,6	59,2	58,9
Lieferanten ISO 14001	22,2	20,6	20,6
Lieferanten ISO 50001	7,7	7,1	7,0
Lieferanten ISO 45001	7,2	7	7,1

Vermeidung von Kinder- und Zwangsarbeit

Kinder- und Zwangsarbeit werden von Rosenbauer vehement abgelehnt. Bei den wesentlichen Lieferanten wird dies aktiv überprüft. Von diesen Lieferanten werden keine Produkte gefertigt, bei deren Herstellung ein überdurchschnittliches Risiko bezüglich Kinder- und Zwangsarbeit besteht. Um die Einhaltung der Menschenrechte sicherstellen zu können, werden Lieferanten mit einem Einkaufsvolumen von über 100.000 € aufgefordert, eine Erklärung zur Vermeidung von Kinder- und Zwangsarbeit abzugeben. Darin erkennen die Geschäftspartner die Menschenrechte an und bestätigen, dass bei der Herstellung ihrer Produkte keine Kinderarbeit im Sinne der ILO-Konvention involviert ist und Menschen nicht gegen ihren Willen arbeiten. 72,8 % der befragten Lieferanten haben die Erklärung unterzeichnet bzw. sind Mitglieder noch höherer Menschenrechtsstandards, wie z. B. des UN Global Compact.

Anteil der Rosenbauer Lieferanten, die eine Erklärung zur Vermeidung von Kinder- und Zwangsarbeit unterzeichnethaben

0 %

DATENSCHUTZ

Rosenbauer hat sich im Zuge der Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung vertieft mit dem Thema Datenschutz beschäftigt und Prozesse implementiert, um deren Umsetzung zu garantieren. Eine interne Ansprechperson koordiniert den Datenschutz, indem alle datenschutzrelevanten Prozesse inklusive nötiger Sicherheitsvorkehrungen und Datentypen abgestimmt werden. 2021 gab es keine begründeten Beschwerden zu Datenschutzverletzungen, wie beispielsweise im Zusammenhang mit der Privatsphäre von Kunden und Mitarbeitenden oder dem Verlust von personenbezogenen Kundendaten.

Der Ausbruch der COVID-19 Pandemie hat keine größeren Sicherheitsvorkehrungen im Bereich Datenschutz bei Rosenbauer notwendig gemacht. Das Unternehmen arbeitet bezüglich Leistung und Security bereits seit Jahren an der Sicherstellung einer robusten und skalierbaren IT. 2021 hat das Datenschutzmanagement- Forums, das aus Vertretern des Vorstandes, dem Datenschutzkoordinator, Group Compliance Officer, Head of Human Resources sowie optionalen Mitgliedern nach Bedarf besteht, seine Arbeit aufgenommen und tagt zweimal jährlich. Das Forum setzt es sich zur Aufgabe, den Datenschutzmanagement-Prozess in der Organisation aufrechtzuerhalten, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.